”会社に雇われないで、パソコン一台で暮らす”

メモの取り方一つで仕事の出来は100%変わる!

 

メモの取り方

メモは絶対に丸写ししてはならない!

昨日、ちょっと面白い記事を見つけたので、僕なりのメモの取り方というものを書こうと思います。

見つけた記事はコチラ⇒記録すべきは「紙メモ」よりも「脳メモ」

見れますかね?

もしかしたら、日経ビジネスIDを取得しないと見れないかもしれません。

面倒くさくない人は、取得して、読んでみてください。

 

内容としては、会社の上司と部下のやり取りで、上司が言った業務命令を部下がメモに丸写ししようとして、実際には、何一つ与えられた業務内容を理解できていなかったってお話です。

まっ、この記事では、短期で脳にインプットする脳メモを鍛えろ!って意見でしたが、僕は僕なりに意見を持っています。

今日は、このことに触れようというワケです。

 

これね・・・

結構、あるんじゃないかな~って思うんですよ(^ ^)

あのですね、僕は新入社員時代、とても馬鹿だったんです。

それも、超がつくほどの!(今も馬鹿ですが・・・)

だから、まるっきりこの部下に当たる人の行動と一緒の動きをしていました。

 

上司が言った話を丸写し!

 

あるよね~って話です。笑

自分としては、覚えが悪い人間だからと自覚しているから、一生懸命、一言も聞き漏らさないようにと、全ての言葉を書きとめようとする

そして、理解できなかった内容を後で振り返って、復習し、それで勉強をしようという考えなワケです。

これはですね、はっきり言って・・・

 

クソです!

 

超、頭悪いです。笑

非効率もいいところ、そして、何一つ、学ぶことがない!

学校の勉強で、『先生が黒板に書いたこと全てを書き写すことが一番大事!』と考える頭の悪い学生と同じ発想です。

絶対に、メモというのは丸写ししてはいけません!

やるべきこと、知らない言葉、その発せられる言葉の真意!というものを書き留めるためのものなのです。

久々、自分の改善した人様にお役に立てるスキルというものを話せる機会が訪れました。笑

是非、メモをとるのが苦手な方はメモをとる準備をしてください。

理解できない仕事の場合はこうメモる!

もし、あなたに僕が、

「すまないが、135のボックスカルバートに使う剥落シートと、目地材の発注数量が足りなかったから、それぞれ現在の数量を確認した上で残りの足りない分を発注しておいてくれないか?そして、その材料、月曜の午後には使うから、それまでに調書を作成して、施主に向けて立会い願いを出しておいてくれ。あと、俺は午前中忙しいから、お前がその立会いは受けてくれ!頼むな!」

とお願いしたとします。(毎度建設業を例えに出してすみません。涙)

 

これは、建設業をしていた人間だったら、すぐに理解できる内容ですし、何をすればいいのか?一発で分かるので、

{135 カルバート 剥落シート 目地材 発注(要数量チェック) 立会い用の調書作成 立会い願いの提出(午前中) 来週月曜立会い カメラ スケール ノギス 黒板 ロッド 使用材料資料の取り寄せ  }

などとメモするでしょう。(実際にはここまで書きませんが・・・)

しかし、建設業界のことを何も知らないあなただったらどうしますか?

 

・・・・

 

僕だったらこうします。

メモ内容↓

{135ボックスカルバートとは? 剥落シートとは? 目地材とは? 調書とは? 施主とは? 立会い願いとは?←勉強 }

{やること⇒剥落シートと、目地材の数量チェック⇒発注 立会い願いの提出 立会い(来週月曜午前中) }

まず、知らない言語を理解して、勉強する!ということをメモに残します。

次に、与えられた業務内容を実際にやるべき内容として、別途メモを取ります。

 

ここからが大変です。

知らない内容を理解するために勉強をしなければならないからです!

もしかしたら、聞いた方が早いんじゃない?

って、思う人がいるかもしれません。

そもそもの設定が、あなたが知らないかもしれないような内容を、業務としていきなり命じてきているのだから、聞いて仕方の無いこと!だって思うでしょう?

でも、これは間違い!

まず、100%その場で聞いても、理解しきれないし、覚え切れません。(全てその場で聞いて理解できる人もいるのでしょうが、そんな天才に向けての記事は書いておりません。)

入社して、それなりに時間が経つと、上司に聞きたくても聞けない言葉の意味とかもあるでしょうし、初めて聞くような言葉は自分で勉強して理解を深めないと、その内容がどんなものか?それに対してどういう対応をしなければならないのか?気が付くことが出来ないからです。

だから、相当簡単な疑問であったり、一つ二つの疑問でない限りは聞くことはNGです。

ほとんど理解できないような内容を仕事として与えられたときは、まずは自分で知らない言葉や理解できない理由を探し出して勉強しましょう。

そして、後から上司に合っているか?確認すればいいのです。

自分の仕事を理解できたら、気づいた疑問や課題をメモに取る!

さて、勉強したことで、

ボックスカルバートとは⇒箱の形をしたコンクリート構造物

剥落シートとは⇒人がボックスカルバート内を通る際の、コンクリート剥落を防ぐためのシート

目地材とは⇒ボックスカルバートの間と間を緩和する、あるいは繋ぎ目に入れるクッション材のようなもの

調書とは⇒お役所相手に、その仕入れた材料の品質が確かなものか?を確認してもらうための資料(知っている人からするとこの定義は間違っていると思いますが、あえて分かりやすくしています。)

施主とは⇒その工事自体を発注してきた雇い主(ここではお役所だと仮定)

立会い願いとは⇒役所に立会いしてもらうための、日程調整用の届出のようなもの

と理解したとしましょう。

 

ここまで来て、ようやくこの仕事の全貌が明らかになってきました。

135という名前がついた四角いコンクリートを作るのに、剥落防止用のシートと、そのコンクリートとコンクリートの間のクッション材が足りないから、その材料の数を確認して、足りない分を仕入れなければいけない!

かつ、その材料を使用するのにも、その品質が確かなものか確認しなければいけないから、調書という書類を作って、立会いを受けなければならない!だから、立会い願いという書類で、お役所に時間調整をしてもらわないといけないんだ!と。

大分、その仕事の意味が理解されて、どうにか仕事を完遂できそうな気がしてきましたね?

 

しかし、自分でここまで、辿り着いても、今度はこういう問題が見えてきます。

というか、こういう問題に気がつけなければなりません!

「あれ?剥落シートと、目地材ってどこで発注すればいいんだ?そもそもウチの提携している会社ってどこだ?」

「立会い用の書類って言っても、どんなものを作るんだ?フォーマットはないのか?」

「立会い願いの紙もフォーマットは既にあるのか?来週の月曜の午前中といっても、自分は他の仕事がなかったっけ?」

「立会いってどうやってやるんだっけ?」

 

ここから、更に僕だったらメモを取ります。

{ 勉強すること⇒材料検収の立会いのやり方 }

{やるべきこと⇒剥落シート、目地材の発注先の確認 立会い用の書類フォーマットの確認 立会い願いのフォーマットの確認  }

これは、僕なりの頭の中を整理する用のメモです。

内容を理解した。

やるべきことを理解した。

じゃあ、そのやるべきことを完遂するための準備事項は?

というものをメモるのです。

更に言えば、そのやるべきことに対する疑問点や、腑に落ちない点などもメモるといいと思います。

あやふやなまま仕事を進めることほど恐ろしいものはありません。

しっかりと、自分のイメージを現実的に反映できるように明確にしていきましょう。

内容は理解できているが、メモの取り方が悪い人は多い!その後の自分の動きを予測したメモを取るべし!

さて、疑問に思った方も多いとは思いますが、最初の方で、建設業について知っている人はこういった例をメモに取るだろうといいました。

{135 カルバート 剥落シート 目地材 発注(要数量チェック) 立会い用の調書作成 立会い願いの提出(午前中) 来週月曜立会い カメラ スケール ノギス 黒板 ロッド 使用材料資料の取り寄せ  }

・・・・

疑問に感じませんか?

カメラ スケール ノギス 黒板 ロッド 使用材料資料の取り寄せ 

という、上司が命令したことに入っていない内容のメモが混ざっていると思います。

これは、先ほどの僕が疑問に思わないといけない!と言っていた、「立会いってどうやってやるんだっけ?」っていう疑問に対して、既に答えを知っていて、用意すべき立会い用の道具を記述したものです。

実は建設業での材料の立会いは、規格というものが厳しくて、実際にその材料が寸法通りのものか?をスケールやノギスを使って確認したり、それを記録に残すための写真を撮らないといけないのです。

使用材料資料というものは、調書に添付するための付属資料です。

これで、品質とかの管理もチェックされるワケですが、こういった資料が必要!ということも、建設業界で働いている人だったら理解できるので、こういう内容のメモを残したんですね。(実際にこんなメモをとる人は建設業でいないでしょうが、分かりやすい例として・・・)

 

自分が与えられた仕事に対しての、やるべきことを意識せよ!

言われなかった先の、必要なことを意識して、それをメモに残せ!

 

これが、本当に大事です。

メモが取るのが上手い奴は、大体この聞いたことに対するアプローチ方法をメモに取る!

反対に下手な人になると、その課題だけを何も考えずにメモにとってしまう・・・・

だから、メモだけは沢山取っているのに、実際にやってみると、やることが分からなかったり、期限に間に合わなかったりして、仕事を完遂できなかったりするのです。

 

必ず、聞いた話から、自分がどう動けばいいか?をイメージしましょう。

そして、そのイメージからメモっとかないと、忘れるな!っていう事柄を書き留める癖を付けるのです。

与えられた業務や、話されているアドバイスについて、何のアプローチも思い浮かばないのなら、それは相手の話を理解できていないのと同じことなのですから。

メモを取る内容というのは区別が必要!

さて、ここまで来て、ちょっと頭を整理するために話をまとめましょう。

勉強でも仕事でも何でもそうですが、メモというものは理解できないことをメモる!あるいは知らないようなことをメモる!ってコトが一番大変だと思います。

”覚えておかないといけないことをメモる”というものは、とても単純だし、誰でも出来ます。

例えば、5月31日に友達の誕生日プレゼントを買わないといけない!ってなったら、「5/31 誕生日プレゼント」って書けば、一発でしょう?

ところが、難しい仕事の内容や、学校の授業的内容になると、皆一気にそのメモ能力は落ちてくる・・・・

物事の要点を掴んで、すぐさま、その物事に対してどうアプローチ仕掛けるか?考えられる人には関係の無いような話かもしれませんが、何事も上手く物事を運べない人には、メモを取る際には意識しなければいけないことがある!と覚えておいて欲しいのです。

 

重要なのは、メモる内容というものの区別です。

  • この言葉は自分で理解している言葉なのか?
  • やるべきこととは何なのか?
  • そのやるべき内容に潜む隠れた意図(更に必要なこと)は何か?
  • そもそもそれ自体大事なことなのか?(自らの気づき)

こういった事を、聞き取りながら考えて、メモらないといけないということです。

ただ、ワケが分からず、何も考えずにメモだけ残そうというのは、そもそもその命令やアドバイスに対して真摯に受け止めようという行為ではありません。

恐らく、そのまま何の解決策も行動アイディアも浮かばず、ほったらかしになるでしょう。

上司の命令や何か学びたくて誰かの話を聞くというのは、現時点での自分がそれに対してどう動けるか?を同時に考える必要があるというのは絶対に覚えておいてください。(話を理解している自分なのか?そうでないのか?その与えられた業務に対してどうアプローチするか?見えているかどうか?などの問いかけを行って欲しいということ)

これで、メモを取る際の意識や内容というのはグンと変わるはずです。

メモは取るだけでは意味がない!見返す癖と、消す癖は忘れずに!

これで、メモの取り方はバッチリだと思います。

聞いた話ではなく、それに対しての自分のアプローチの仕方をメモれるようになると、一気にあなたのメモ取り能力は向上して、今までにない、仕事の仕方をして、素早い動きが出来るようになると思います。

でも、メモというのは、書けばそれで済むわけではありません!

ちゃんと、やりきらないといけないのです。

 

当たり前なんですけど、メモは必ず見返す癖をつけてください。

これ、本当に忘れる人多いと思います。

折角メモに大事なことを書いた!

でも、書いたはいいが、そのメモを使わなくなったり、普段持ち歩かない!

・・・・・

持ち歩いて、いつでもどこでも確認するから、忘れずに仕事を完遂できるんでしょう?

めちゃくちゃ小まめにメモって奴は読み返さないと、いつの間にか、昔書いたことが、『書いたことすら忘れて』忘れちゃうんですよ。

そして、いつの間にか期限を過ぎていて、

「あっ!これ、忘れてた!」

っていう、トンでもないミスをやらかす原因になります。

 

そして、終わった出来事は必ず消すこと!

消さないと、頭の中でも整理が難しいし、いっぱい書きまくっている内容をチェックしている時に、「何が既に終わった出来事か?」が瞬時に理解できないです。

ちなみに、僕は建設時代、課題も勉強すべきことも、プライベートも全て一冊の手帳に書きなぐって、消すようにその業務たちをこなしていました。

本当に莫大な仕事量でしたからね。

もう、疑問が出たら、その疑問を解決するための勉強をメモったり、課題に対する課題を書いて、それを解決する行動をメモったりと、文字通り片っ端からメモって消していましたよ。

おかげで、そのメモ帳は、書いた文字と消した後で、ボッコボコ・・・・

でも、この方法を見出したことで、脳のキャパシティが少ない僕でも、元々頭がいい先輩達にも付いていけました。

メモの有効な活用とは、記憶力の悪い、察知能力の薄い人間のための最高の補助道具なのです。

 

ちなみに、書く際はページを別々にとか、丁寧に見やすく!とか全然意識していませんでした。

そんなの時間の無駄!

自分がパッとイメージできるキーワードだけ書きなぐって、忘れないように”勉強”とか、”すぐやる”とか、”後でやる”とかの動詞?を付けていただけです。

あぁ、そう言えば、かなり大事な部分だけは赤とか青で色付けしていましたね。

三色ボールペンがあるじゃないですか?あれ一つで、そのメモった事は重要でないか?どうか?はすぐに区別できるようにできますよ!

 

でも、最も大事なのは、メモは自分の気付きやアイディアを書き綴ることです。

今日は、あえて他人から聞いた話を主体とした記事にしましたが、そんなのは経験を重ね、仕事の内容を大体理解してきたら、まとめるコツが掴めるもの・・・

そんなコトよりも、自分で積極的に物事に関心を抱き、疑問を持ち、アイディアを考えるコトの方が、100倍自分の成長を促してくれます。

これをやらない人がめちゃくちゃ多い!

折角思いついた、自分の最高のアイディアが、ちょっと他のことをやったせいで、忘れ去れるというのは無いですか?

「あぁ、これ、知っておかないといけないことだなぁ!」

と思ったのに、後々忘れてしまって勉強しなかったことはありませんか?

自分の出来が悪い!なんとか自分を変えたい!って思っている人ほど、こういうメモ癖を付けるというのは、大事な行動の一つです。

 

忘れないためのだけのメモではなく、自分が成長するためのメモを取る!

一年経ったら、自分が激変することはお約束致します!

 

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

この記事へのコメントはこちら

メールアドレスは公開されませんのでご安心ください。
また、* が付いている欄は必須項目となりますので、必ずご記入をお願いします。

内容に問題なければ、下記の「コメント送信」ボタンを押してください。